Was ist formal zu beachten?
Neben der konkreten Vorbereitung eines Auslandsaufenthaltes, gibt es auch einige formale Punkte zu beachten und zu organisieren. Diese variieren je nach Art der Ausbildung sowie Zielland und Aufenthaltsdauer.
Zustimmung und Befreiung
In einer dualen Berufsausbildung sind Auslandsaufenthalte nach dem Berufsbildungsgesetz (§ 2 Absatz 3 BBiG) Teil der Ausbildung.
Berufsschule und Betrieb
Die Zustimmung der Berufsschule und des Ausbildungsbetriebs ist daher eine Grundvoraussetzung für Auslandsaufenthalte. Zudem stellen diese die Auszubildenden für die Dauer des Auslandaufenthaltes vom Unterricht frei. Für die Freistellung können Sie diesen Vordruck verwenden und bei Bedarf ergänzen.
Vordruck Befreiung Berufsschule (PDF, 63 kB)
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Die Lernzeit im Ausland darf nicht während des betrieblichen Urlaubs erfolgen. Da der Aufenthalt Teil der Ausbildung ist, wird auch das Berichtsheft weitergeführt.
Azubis & Eltern / Erziehungsberechtigte
Sprechen Sie den geplanten Aufenthalt mit den Auszubildenden, gegebenenfalls mit den Eltern oder Erziehungsberechtigten, aber auch mit Berufsschule und / oder Ausbildungsbetrieb ab, so dass alle Beteiligten zu einem guten Konsens bezüglich des Zeitraums und der Dauer des Aufenthaltes kommen.
Zuständige Stelle
Zudem ist auch die jeweils für die Berufsausbildung zuständige Stelle, z. B. Industrie- und Handelskammer, Handwerks- oder Landwirtschaftskammer, über das Auslandspraktikum zu informieren. Für Aufenthalte von mehr als acht Wochen werden Lernergebnisse auch mit der Kammer abgestimmt. Hierfür können oftmals die im Rahmen von Förderprogrammen abgeschlossene Lernvereinbarungen vorgelegt werden.
Für die Meldung bei der zuständigen Stelle (nach § 76 Absatz 3 BBiG) können Sie diese Vorlagen für Zusatzvereinbarungen verwenden und nach Bedarf ergänzen.
Vordrucke Zusatzvereinbarung mit Kammer (PDF, 76 kB)
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Der Zeitpunkt
Es bietet sich an, den Auslandsaufenthalt der Auszubildenden während der Berufsschulferien oder – wenn vorhanden – außerhalb des Blockunterrichts zu legen, damit die Auszubildenden möglichst wenig Unterricht verpassen. Verpasster Lernstoff muss gegebenenfalls selbstständig nachgeholt werden. Hier sollten die Auszubildenden Kontakt zu den Lehrkräften oder zur Klasse halten.
Versicherungsschutz
Während des Auslandsaufenthaltes muss ausreichender Versicherungsschutz bestehen. Der Versicherungsschutz sollte in jedem Fall folgende Fälle abdecken:
- Krankheit im Ausland und Rücktransport,
- Unfälle im betrieblichen Umfeld,
- Haftplicht für Schäden, die im privaten wie betrieblichen Umfeld entstehen können.
Prüfen Sie, inwiefern der Unfallversicherungsschutz des Ausbildungsbetriebes oder der beruflichen Schule auch den Ausbildungsabschnitt im Ausland abdeckt.
Die Aufenthaltsdauer kann eine entscheidende Rolle spielen, inwiefern bestehende z. B. private Auslandskrankenversicherungen genutzt werden können.
Es besteht auch die Möglichkeit, ein zusätzliches Versicherungspaket für die Dauer des Auslandsaufenthaltes abzuschließen. Informieren Sie sich für diesen Fall am besten direkt bei den entsprechenden Versicherungsanbietern.
Ist ein Visum erforderlich?
Grundsätzlich kann jedes Land selbst bestimmen, unter welchen Bedingungen es eine Einreise erlaubt. Ob für ein bestimmtes Land ein Visum erforderlich ist, hängt in der Regel von verschiedenen Faktoren ab, wie beispielsweise
- zu welchem Zweck die Einreise erfolgt,
- wie lange der Aufenthalt dauert,
- welche Staatsbürgerschaft die einreisende Person besitzt oder
- in welchem Ausbildungs- oder Arbeitsverhältnis sie sich aktuell befindet.
Auskunft geben die jeweiligen Websites der zuständigen Botschaften und Konsulate der Zielländer. Einige Staaten haben auch offizielle Servicestellen zur Visumserteilung eingerichtet. Das Auswärtige Amt bietet darüber hinaus in den Reise- und Sicherheitshinweisen erste Orientierung.
Hinweise zu den seit 2021 geltenden Einreisebestimmungen nach Großbritannien haben wir auf dieser Seite für Sie zusammengefasst.
Möglicherweise ist die duale Berufsausbildung im Zielland wenig bekannt. Hier kann ein erklärendes Schreiben mit Erläuterungen zum integrierten Auslandsaufenthalt während der Ausbildung und den Zielen des Aufenthaltes ein Hilfsmittel bei der Visumsbeantragung sein. Unterstützung bei der Formulierung und der Darstellung eines Ausbildungsberufes bieten die Europass Zeugniserläuterungen und die Hilfsmittel von GOVET, der Zentralstelle der Bundesregierung für internationale Berufsbildungskooperation.
Bei Aufenthalten in Europa: A1-Bescheinigung
Für Auslandsaufenthalte in der Europäischen Union, in Island, Liechtenstein, Norwegen, der Schweiz oder dem Vereinigten Königreich sollten die dualen Auszubildenden eine A1-Bescheinigung als Nachweis über die Sozialversicherung mit sich führen.
Die A1-Bescheinigung dient als Nachweis, dass auch während des Auslandsaufenthaltes die Sozialversicherung in Deutschland besteht, Sozialabgaben in Deutschland gezahlt werden und somit nicht doppelt im Zielland zu entrichten sind.
Im Falle einer Überprüfung durch den Zoll oder die Finanzpolizei können Ihre Auszubildenden mithilfe der A1-Bescheinigung nachweisen, dass sie nicht illegal beschäftigt sind, sondern in Deutschland sozialversicherungspflichtig gemeldet sind.